Il meeting, cuore del progetto

Il meeting di progetto “… è il momento in cui ci si confronta”, “… è fondamentale per gestire le criticità, risolvere i problemi, affrontare i rischi”, “… è un momento fondamentale per la crescita del team”, “… è il cuore del progetto”…

Vista l’importanza riconosciuta da tutti del project meeting, ecco alcune regole fondamentale per avere riunioni di progetto efficaci.

Ricordiamo che il Project Manager è il re del progetto e il maggior artefice del buon successo del meeting e allora... è corretto seguire regole e consigli prima, durante e dopo, vediamole:

Prima...

• Decidiamo se è veramente necessario svolgere il meeting… e in tal caso…

• Definiamo accuratamente obiettivi, metodi, durata, regole di verbalizzazione… e prepariamo un’agenda chiara ed esaustiva…

• Indiciamo il meeting con appropriata comunicazione anticipata… verificando l’effettiva presenza dei partecipanti e ricordando a ciascuno cosa ci aspettiamo da loro…

• Prenotiamo la stanza… e prepariamo in anticipo la strumentazione necessaria…

..durante..

• Individuiamo immediatamente il redattore del verbale

• Dirigiamo il meeting… incoraggiando la partecipazione attiva e coinvolgendo tutti nelle decisioni…

• Argomentiamo le situazione del progetto con dati e fatti… e pretendiamo che gli altri facciano lo stesso…

• Dobbiamo essere sintetici… lasciando il maggior tempo possibile ai partecipanti… facendo esprimere tutti, anche i più introversi…

• Ascoltiamo… evitiamo prolungati dialoghi a due… non esprimiamo giudizi sui partecipanti, ma eventualmente sulle idee…

• Aiutiamo tutti a...

  • Non divagare… non andare fuori tema… non intestardirsi su tematiche poco produttive e costruttive…

  • Essere propositivi… e non proporre problemi senza una proposta di soluzione…

  • Non assentarsi… né fisicamente, né con la mente…

  • Non usare il telefono…

• Assegniamo compiti post-meeting, verbalizzandoli…

• Stabiliamo data ed ora del successivo meeting…

• Rileggiamo o facciamo rileggere il verbale davanti a tutti.

..e dopo

• Far trascrivere, formalizzare e spedire a tutti i partecipanti il verbale del meeting…

• Rianalizziamo il meeting concluso: risultati, comportamenti dei singoli, efficacia dell’agenda e del verbale…

• Interveniamo correggendo eventuali comportamenti scorretti da parte dei singoli…

• Facciamo tesoro degli errori e imponiamo correzioni nei successivi meeting…

• Archiviare il verbale e tutta la documentazione consultata o prodotta nell’apposito Tableau de borde (diario di bordo) del progetto

• Prepariamo la strada per il prossimo meeting.

Buon project meeting a tutti